Missioni

Per trasferta o missione si intende la prestazione di una attività istituzionale (es. didattica, ricerca, terza missione, formazione e funzioni amministrativo/gestionali e di rappresentanza) espletata al di fuori della ordinaria sede di servizio, in località distante più di 10 km dalla medesima e per una durata superiore alle 4 ore, sia sul territorio nazionale che all’estero. La missione deve essere autorizzata dal Supervisor e dal Coordinatore, per poi essere firmata e protocollata dal Direttore del Dipartimento.

Prima della Missione

Per avviare una missione, è necessario compilare la Sezione A del modulo missioni (file Tabella “PRIMA DELLA MISSIONE”, download disponibile in italiano e in inglese), inserendo tutte le informazioni richieste (evidenziate in rosso). Una volta completata la compilazione, il dottorando deve firmare la pagina e inviarla via email al proprio Supervisor. Il Tutor prenderà visione del modulo e apporrà la propria firma olografa nella sezione indicata. Successivamente, il dottorando invierà il modulo firmato al Coordinatore del Dottorato all’indirizzo coordinatore.dottorato.lediel@gmail.com per la firma finale.

Una volta firmato dal Coordinatore, il modulo verrà inviato al dottorando in formato PDF. A questo punto, il dottorando dovrà inviare il modulo telematicamente all’indirizzo email direttore.forpsicom@pec.uniba.it per il protocollo. Il mancato invio del modulo al protocollo prima della partenza comporta automaticamente il mancato rimborso alle spese della missione.

Dopo l’invio, il dottorando riceverà una mail di notifica con il numero di protocollo della richiesta entro qualche ora (o al massimo entro il giorno successivo). Se la notifica non dovesse pervenire, il dottorando dovrà contattare la dott.ssa Teresa Fiore all’indirizzo teresa.fiore@uniba.it.

Dopo la Missione

Una volta completata la missione, il dottorando dovrà seguire questi passaggi per finalizzare la procedura di rimborso:

1. Compilare il documento “Tabella DOPO LA MISSIONE” (file Tabella “DOPO LA MISSIONE”, download disponibile in italiano e in inglese), inserendo gli importi, le informazioni richieste e la propria firma.
2. Raccogliere gli scontrini originali relativi alle spese sostenute (pasti, trasporti, quote per convegni, fiere, ecc.). Per gli acquisti online (ad esempio, biglietti aerei o ferroviari), allegare sia il biglietto stampato che la fattura o ricevuta che attesta il pagamento telematico. Si consiglia di fare scansioni o fotocopie degli originali in caso di smarrimento.
3. A partire da gennaio 2025, tutte le spese devono essere pagate tramite POS. È necessario presentare sempre, al momento della consegna della documentazione, sia lo scontrino fiscale che la copia del POS (o uno screenshot dalla home banking che mostri il dettaglio della transazione).
4. Attestati di partecipazione a convegni, fiere, lezioni o altri eventi giustificativi della missione devono essere inclusi. La presenza di questi documenti è essenziale per il rimborso.
5. Se la partenza avviene anticipatamente rispetto alla data dell’evento (ad esempio, per incompatibilità di mezzi o orari), è necessario produrre un documento di autocertificazione che giustifichi la partenza anticipata. Lo stesso vale per gli spostamenti di ritorno. In questo caso, allegare alla richiesta di rimborso gli screenshot che dimostrano quanto dichiarato.

Tutta la documentazione deve essere consegnata in formato cartaceo e originale alla UO Contabilità e attività negoziali del Dipartimento FOR.PSI.COM. di UniBA, precisamente nella persona della Dott.ssa Grazia Murgolo (grazia.murgolo@uniba.it), che sarà il riferimento per le questioni relative ai rimborsi. Non verranno avviate procedure di rimborso se la documentazione viene inviata in formato telematico.

Per i dottorandi LEDIEL provenienti da Atenei diversi da UniBa:

1. È possibile inviare tutta la documentazione in originale tramite posta (lettera con francobollo o raccomandata). Si consiglia di inviare una email alla Dott.ssa Murgolo, con in copia conoscenza il Coordinatore) per avvisare dell’invio della lettera.
2. In alternativa, i documenti possono essere consegnati di persona alla prima occasione utile.

Indirizzo da utilizzare per la spedizione della documentazione:

Per ulteriori dettagli sulle spese ammissibili (ad esempio, i limiti massimi per pernottamenti, pasti, ecc.) e sulla possibilità di anticipo di una quota di spesa per la missione, si rimanda alla lettura attenta del Regolamento Missioni di UniBa.

Informazioni sull’uso del TAXI

Come da Regolamento, il rimborso delle spese per l’utilizzo del taxi in Italia può essere autorizzato, limitatamente a due spostamenti nella località di missione, a condizione che l’interessato, in sede di liquidazione, presenti richiesta scritta (compilando il modulo “RICHIESTA AUTORIZZAZIONE USO TAXI”, download disponibile in italiano e in inglese) adeguatamente motivata all’organo che ha disposto l’autorizzazione della missione stessa, in presenza di uno dei seguenti casi:

1. convenienza economica ossia quando risulti economicamente più conveniente rispetto ai mezzi di trasporto ordinari. La convenienza economica deve essere dimostrata dall’incaricato raffrontando la spesa globale che si dovrebbe sostenere (spese di viaggio, vitto e/o alloggio) in caso di utilizzo
   dei mezzi ordinari e quella equivalente per le stesse voci derivanti dall’uso del mezzo straordinario. A tal fine l’interessato dovrà indicare nella richiesta ogni elemento utile di confronto (screen di app o siti per dimostrare il confronto delle tariffe).
2. quando il luogo della missione non è servito da ferrovia né da altri mezzi ordinari di linea o l’orario dei mezzi ordinari sia incompatibile con lo svolgimento della missione;
3. quando vi sia la necessità di trasportare materiali delicati, pesanti o ingombranti da indicare dettagliatamente da parte dell’interessato.
4. in casi eccezionali nella sede di servizio, come la mancanza o sciopero dei mezzi pubblici di collegamento con l’aeroporto o stazione o porto, orari di partenza o arrivo incompatibili con l’utilizzo dei mezzi pubblici, ecc).